求職者とのやり取りをする際には面談をすると思いますが、2020年の新型コロナウィルス感染拡大の影響から、新たな形式としてオンラインでの面談を取り入れるキャリアコンサルタントや人材紹介会社も増えてきました。
それぞれには異なるメリットとデメリットもありますので本記事ではそれぞれの面談の違いをポイントを交えてご紹介します。
オンライン面談
オンライン面談は、インターネットを通じて実施される面談です。
ビデオ会議ツール（例: Zoom, Microsoft Teams, Google Meetなど）を使用して、双方がリモートの場所から参加する形式が一般的です。
オンライン面談では、画面を通してのコミュニケーションが中心となり、テキストチャットや画面共有などの機能を活用することがあります。
オンライン面談のメリット
オンライン面談を行う上でのメリットは以下になります。
場所や時間に制約が少ない
オンライン面談は場所にとらわれず、お互いの都合の良い時間に行うことができます。
コスト削減
交通費や場所などの費用が必要ないため、経済的な負担が軽減されます。
録画・録音が容易
オンラインツールを使えば、会話の記録が簡単に取れるため、後で振り返ることができます。
オンライン面談のデメリット
オンライン面談のデメリットとして以下が挙げられます。
技術的な問題
インターネットの接続が不安定だったり、オンラインツールの操作に不慣れであることがデメリットとなることがあります。
コミュニケーションが難しいケースがある
画面越しのコミュニケーションでは、表情や身振りが伝わりにくいことがあります。
オンライン面談を実施する上でのポイント
まずはオンライン環境の確認や設定をしましょう。
事前にインターネット接続やオンラインツールの設定を確認してください。
オンライン設定の確認が完了したら、明るい照明と無雑音の背景を整えることで、相手に好印象を与えることができます。
例えば家の中、部屋などの生活感のある実際の背景ではなくオフィス風の背景画像に設定することをおすすめします。
また、画面内の見た目を意識することも大切です。
カメラの位置や衣装など、画面内での見た目に気を配りましょう。
おすすめのオンラインツール
オンライン面談を行う際に利用できるおすすめのツールがいくつかあります。
どのツールが最適かは、ご利用目的や機能の要件によって異なりますので参考にしてみてください。
Zoom
ビデオ会議、オンライン面談、ウェビナーなどに広く使用されているツールです。
画面共有や録画機能など、多機能で使いやすいため、多くの企業や個人に支持されています。
Zoomの無料プランと有料プランの違い
無料プラン（Basicプラン）
- グループミーティングの制限
グループミーティング（3名以上の参加者）の場合、40分の制限があります。ただし、1対1のミーティングは無制限です。 - 参加者数
1つのミーティングに最大100名まで参加できます。 - ミーティングのホスト
ミーティングを主催できるのは1名のみです。
有料プラン（Pro, Business, Enterpriseプラン）
- グループミーティングの制限
グループミーティングの時間制限がなくなります。24時間までのミーティングが可能です。 - 参加者数
プランによって異なりますが、最大1000名まで参加できるプランがあります。 - ミーティングのホスト
Proプランでは1名、Businessプランでは10名、Enterpriseプランでは50名までのホストが含まれます。 - クラウド録画
ミーティングをクラウドに保存できる機能が利用できます。保存容量はプランによって異なります。 - レポーティング
ミーティングの詳細なレポートが取得できます。 - カスタムパーソナルミーティングID
個人用のミーティングIDをカスタマイズできます。 - その他の機能
有料プランでは管理者向けの機能やサポート体制が充実しています。
Microsoft Teams
Microsoft 365に含まれているTeamsはビデオ会議やチャット機能に加え、ファイル共有やタスク管理など、チームでのコラボレーションに特化した機能が充実しています。
Microsoft Teamsの主な機能
- チャット機能
チームメンバー同士で1対1のチャットやグループチャットを行うことができます。また、メッセージ内でファイルの共有やリンクの添付が可能です。 - ビデオ会議
ビデオ会議やオーディオ会議をスケジュールしたり、即時に開始することができます。画面共有、ホワイトボード、背景のぼかしや変更などの機能が利用できます。 - チームとチャネル
チームを作成し、その中にさまざまなチャネルを設定して、プロジェクトやトピック別にコミュニケーションを行うことができます。 - ファイル共有と編集
OneDriveやSharePointとの連携により、チームメンバーとファイルを共有し、リアルタイムで共同編集が可能です。 - タスク管理
Microsoft PlannerやTo Doと連携して、タスクを作成し、進捗状況や担当者を管理できます。 - アプリとの連携
外部アプリ（Trello、GitHub、Adobe Creative Cloudなど）やMicrosoft 365のアプリ（Excel、PowerPoint、Wordなど）をTeams内で利用することができます。 - 通話機能
PSTN (公衆電話網) との接続を通じて、外部電話との通話が可能です（Phone Systemと呼ばれるアドオンが必要）。 - セキュリティとコンプライアンス
Microsoft Teamsは、エンドツーエンドの暗号化、データ損失防止、多要素認証などのセキュリティ機能を提供しています。
Google Meet
Google Workspaceに含まれるMeetは、Googleのアカウントを持っていれば簡単に利用できます。
カレンダーとの連携や画面共有、自動字幕などの機能があります。
Google Meetの主な機能
- ビデオ会議
グループ会議や1対1の会議を簡単に開始できます。参加者は、URLリンクをクリックするだけでミーティングに参加できます。 - 画面共有
プレゼンテーションやドキュメント、タブなど、画面上のコンテンツを他の参加者と共有できます。 - カレンダー連携
Googleカレンダーとの連携により、ミーティングのスケジュールや招待が簡単に行えます。 - 録画機能
ミーティングを録画し、後から確認することができます。録画されたファイルは、Googleドライブに自動的に保存されます（Google Workspaceの一部のプランで利用可能）。 - 自動字幕
音声認識技術を利用して、リアルタイムで会話をテキスト化し、画面上に字幕として表示します。 - ノイズキャンセリング
背景の雑音を抑える機能があり、クリアな音声で会話ができます。 - 参加者管理
ホストは参加者をミュートにしたり、カメラをオフにしたり、ミーティングから削除することができます。 - セキュリティ
Google Meetは、エンドツーエンドの暗号化やセキュアなミーティングリンクなどのセキュリティ機能を提供しています。
Cisco Webex
ビデオ会議やオンライン面談のほか、電話会議やウェビナーもサポートしているツールです。
安全性と信頼性が高いため、多くの企業で採用されています。
Cisco Webexの主な機能
- ホワイトボード
仮想ホワイトボードを利用して、アイデアをビジュアル化し、チームメンバーと共有することができます。 - インタラクティブなポーリングとQ&A
ミーティング中に参加者に質問を投げかけたり、フィードバックを収集したりできます。 - 無料ダイヤルインとコールバック機能
電話会議をサポートし、参加者が無料でダイヤルインしたり、コールバックを受けることができます。 - カレンダー連携
Microsoft OutlookやGoogleカレンダーなどと連携し、ミーティングのスケジュールや招待を簡単に管理できます。 - セキュリティ
Webexは、エンドツーエンドの暗号化、アクセス制御、セキュアなミーティングリンクなど、高度なセキュリティ機能を提供しています。 - 他のアプリとの連携
Slack、Microsoft Teams、Salesforceなど、他のビジネスアプリケーションとの連携が可能です。
Skype
長年にわたり個人や企業で使用されているビデオ通話ツールです。
画面共有やファイル転送、グループチャットなどの基本的な機能が揃っています。
Skypeの主な機能
- ビデオ通話
1対1のビデオ通話やグループビデオ通話はもちろん、無料で最大50人までの参加者をサポートしています。 - チャット機能
1対1のチャットやグループチャットができます。
テキストメッセージ、画像、動画、ファイル共有などが可能です。 - 翻訳機能
Skypeの翻訳機能を使って、リアルタイムでの音声翻訳やテキスト翻訳が可能です。 - クロスプラットフォーム対応
Windows、macOS、Linux、Android、iOSなど、さまざまなデバイスで利用できます。 - セキュリティ
エンドツーエンドの暗号化や二段階認証を利用して、セキュリティ対策がされています。
対面面談
対面面談は、双方が同じ場所に集まり、直接会話をする形式の面談です。
オフィス、カフェ、公共施設など、さまざまな場所で行われることがあります。
対面面談では、ノンバーバルコミュニケーション（例: 顔の表情、身振り、視線など）が重要な役割を果たします。
対面面談のメリット
直接的なコミュニケーション
対面でのコミュニケーションは、顔の表情や身振りなどのノンバーバルコミュニケーションが含まれるため、よりリッチなやりとりが可能です。
雰囲気を感じることができる
直接会うことで、オンライン上に比べて相手の雰囲気や空気感を感じ取ることができます。
対面面談のデメリット
場所や時間の制約
双方が同じ場所に集まる必要があるため、スケジュール調整が難しくなることがあります。
コスト
交通費や場所の費用がかかることがあり、経済的な負担が増える場合があります。
対面面談を実施する上でのポイント
相手の時間も大切にするため、面談の開始・終了時間は厳守してください。
また、身だしなみや挨拶など、初対面の印象を大切にしましょう。
対面面談では積極的に話すことで、相手とのコミュニケーションがスムーズに進みます。
そのためには適切なリスニングスキルも重要です。
対面面談のNG事項
対面面談では以下のような行為は避けましょう。
これらの行為は相手に不快感を与えたり、プロフェッショナルでない印象を与える可能性があります。
- 遅刻や無断欠席
面談の時間を守り、遅刻や無断欠席を避けてください。
遅刻や欠席が避けられない場合は事前に連絡しましょう。 - 不適切な服装
ビジネスシーンに適した服装を選び、清潔感のある外見を心がけましょう。 - スマートフォンの利用
面談中にスマートフォンを見たり、操作したりすることは避けましょう。
電話が鳴らないようにマナーモードに設定し、面談中はスマートフォンをポケットやバッグに入れておきましょう。 - 悪口や批判
面談中に他人や以前の職場に対する悪口や批判を言わないようにしましょう。
これは、あなたの印象を悪くするだけでなく、相手に不快感を与える可能性があります。 - 嘘や誇張
自分の経験や能力について嘘をついたり、誇張したりすることは避けましょう。
信頼性を損ない、長期的にデメリットになることがあります。 - 自分だけが話す
面談はコミュニケーションの場ですので、自分だけが話し続けることは避けましょう。
相手の話を聞き、適切なタイミングで質問や意見を述べるように心がけましょう。 - 身体的な接触
相手に不快感を与える可能性のある身体的な接触は避けましょう。
握手など、ビジネスシーンで一般的な接触にとどめておくことが望ましいです。 - 気になることをその場で解決しない
もし面談中に気になることがあれば、その場で相手に質問しましょう。
後で連絡することを言い訳にせず、積極的に情報を得る姿勢を見せることが大切です。 - 質問への準備不足
面談前に自分自身に関する一般的な質問や、業界や企業に関する質問に答えられるように準備しておきましょう。準備不足は、あなたに対する評価を下げる可能性があります。 - 無関心な態度
面談相手に対して興味や関心を示すことが重要です。無関心な態度をとると、相手に対して失礼な印象を与えかねません。 - 目を合わさない
適度な目線や視線のやりとりは、相手とのコミュニケーションにとって重要です。
目を合わせすぎると圧迫感を与えることがありますが、全く目を合わせないのも避けましょう。 - ネガティブな言葉や表現の使用
面談中にネガティブな言葉や表現を使うことは、あなたの印象を悪くする可能性があります。
ポジティブな言葉や表現を意識して使用しましょう。 - 個人的な問題の話題
面談中に個人的な問題やプライベートな話題を持ち出すことは避けましょう。
プロフェッショナルな話題に焦点を当て、ビジネスに関連する情報交換を行いましょう。
まとめ
どちらの面談スタイルを選択するかは、目的や状況に応じて決めることが望ましいです。
オンライン面談は場所や時間に制約が少なく、コストを抑えることができますが、対面でのコミュニケーションが難しくなることがあります。
一方、リアル（対面）面談は直接的なコミュニケーションが可能で、雰囲気を感じることができますが、場所や時間の制約があることやコストがかかることがデメリットとなります。
オンラインと対面、それぞれを状況で使い分けて求職者にとって気持ちの良い面談を実施しましょう！
